時間管理のマトリクスの使い方

自分はどんな事に時間を使用しているのか
意識した事はあるでしょうか?

「時間管理のマトリクス」を用いることで
日常、あるいは職場において
あなたが「緊急度」を重視して生活しているのか
「重要度」を重視しているのか判断することができます。
下図の「緊急度と重要度のマトリクス」です。

「時間管理のマトリクス」とも言われています。

jikankanri

このマトリクスを用いて、余計な時間の使い方
特に意味をなさない時間の使い方を減らしていき
本当に必要な領域に大切な時間を充てることが
人生をより充実させることになります。


・第一領域

重要であり、緊急である領域です。

突然の災害、事故、病気
また、期限の決まっている課題は、重要度が高く
緊急に対処しなければならない項目があります。


・第二領域

重要であるが、緊急ではない領域です。

人間関係の構築、事前に行う計画や準備
病気の予防などの自己管理などがあげられます。


・第三領域

重要ではないが、緊急である領域です。

重要でない電話やメールの応対、接待やお付き合い
曖昧な会議などが、この領域にはいります。


・第四領域

重要度も緊急度も低い領域です。

だらだらとした長電話や
暇つぶしのテレビや長時間の息抜きなどが入ります。


jikankanri

僕たちの日々の活動は
この四つの領域で区分できるということになります。

この時間管理のマトリクスから、自分の行動を把握して
第二領域の時間を増やしていかなければならないわけですが
それはなぜか?


僕たちの日々の生活は、緊急度の高い活動というものに
とても多くの時間を割いています。
例えば仕事や学校、地域の行事などです。
緊急(日程や期日が決まっている)な問題の処理の連続です。

つまり、緊急度の高い活動が多いため
自己を高める自己成長や
事故が起こらないように車をメンテナンスする「予防」
旅行先で宿泊するホテルなど、の「準備、計画」
大切な伴侶、子供との温かい会話や行事などの「人との繋がり」などに
時間を使えていないということです。

一見、大切な「緊急度」の活動ですが
その多くは第二領域の活動、つまり「予防」と「準備」で
第一領域、第三領域の活動を減らすことができます。

例えば突然の病気は、第二領域の自己管理で
自分の身体の健康維持の為に時間を使う「予防」をすることで
回避することが可能になってきます。

海外に旅行に行ったものの、天候が悪く
帰国が突然延期となり、翌日から仕事があるのに、どうすればよいのか。

この場合も、事前に旅行先の天候を確認したり
余裕を見て、一日余計に休暇を増やしておく
日程を変更して予定するなど
第一領域の活動を回避することが可能となるわけです。

僕たちが使用できる時間というものは
当然限りがあります。時間は有限だということです。
その限りのある時間を「緊急度」ではなく
「重要度」に充てることが、自己を成長させ
人間関係を円滑にし、「緊急度」の活動を未然に防ぐことが
できるわけです。



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